Section II: Object of the contract
II.1)Description
II.1.1)Title attributed to the contract by the contracting authority:
Media inkoop IBMN+.
II.1.2)Type of contract and location of works, place of delivery or of performance
Services
Service category No 13: Advertising services
Main site or location of works, place of delivery or of performance: De gemeenten Amersfoort, Woerden, IJsselstein, Vianen, Montfoort, Woudenberg, Scherpenzeel en Stichtse Vecht.
NUTS code NL31
II.1.3)Information about a public contract, a framework agreement or a dynamic purchasing system (DPS)
The notice involves a public contract
II.1.4)Information on framework agreement
II.1.5)Short description of the contract or purchase(s)
Het verzorgen van media inkoop van de tegen betaling verkregen ruimte in landelijke, regionale en lokale kranten en vakbladen voor gemeentelijke mededelingen.
II.1.6)Common procurement vocabulary (CPV)
II.1.7)Information about Government Procurement Agreement (GPA)
The contract is covered by the Government Procurement Agreement (GPA): yes
II.1.8)Lots
This contract is divided into lots: no
II.1.9)Information about variants
Variants will be accepted: no
II.2)Quantity or scope of the contract
II.2.1)Total quantity or scope:
II.2.2)Information about options
Options: yes
Description of these options: 'Paragraaf 2.5 van het aanbestedingsdocument 'Duur van de overeenkomst'.
De duur van de overeenkomst heeft een looptijd van 2 jaar gerekend vanaf datum inwerkingtreding van de raamovereenkomst. De raamovereenkomst kan na de initiële looptijd van 2 jaar twee maal met 1 jaar eenzijdig door gezamenlijke opdrachtgevers worden verlengd.
II.2.3)Information about renewals
II.3)Duration of the contract or time limit for completion
Duration in months: 24 (from the award of the contract)
Section III: Legal, economic, financial and technical information
III.1)Conditions relating to the contract
III.1.1)Deposits and guarantees required:
Geen.
III.1.2)Main financing conditions and payment arrangements and/or reference to the relevant provisions governing them:
III.1.3)Legal form to be taken by the group of economic operators to whom the contract is to be awarded:
III.1.4)Other particular conditions
The performance of the contract is subject to particular conditions: no
III.2)Conditions for participation
III.2.1)Personal situation of economic operators, including requirements relating to enrolment on professional or trade registers
Information and formalities necessary for evaluating if the requirements are met: Paragraaf 3.2.1.1. van het aanbestedingsdocument 'Eisen ten aanzien van de inschrijving in het beroeps- of handelsregister'.
De inschrijver dient - indien wettelijk voorgeschreven - ingeschreven te zijn in het beroeps- of handelsregister volgens de eisen van de wetgeving van het land waar hij is gevestigd.
Ten bewijze van de inschrijving voornoemd dient een kopie van de betreffende inschrijving te worden overlegd. Vorenbedoelde kopie mag niet ouder zijn dan zes (6) maanden te rekenen vanaf aanbestedingsdatum.
Uit vorenbedoeld kopie moet ondermeer blijken wie de inschrijver ter zake van de inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt. In geval geen wettelijke plicht tot inschrijving in het beroeps- of handelsregister als vorenbedoeld bestaat, dient een verklaring te worden overlegd, waaruit blijkt wie de inschrijver ter zake van de inschrijving rechtsgeldig vertegenwoordigt.
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde inschrijvingseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens, leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond, geschikt te zijn voor (eventuele) gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.
Paragraaf 3.2.1.2. van het aanbestedingsdocument 'Inschrijving bij ROTA'.
In de inschrijving dient te zijn opgenomen een bewijs van inschrijving bij ROTA dan wel dient de inschrijver aan te tonen dat hij op het moment van gunning ingeschreven zal zijn bij de ROTA.
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde inschrijvingseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegeven (bewijs), leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond, geschikt te zijn voor (eventuele) gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.
III.2.2)Economic and financial ability
Minimum level(s) of standards possibly required: Paragraaf 3.2.3.1. van het aanbestedingsdocument 'Eisen met betrekking tot de omzet'.
De inschrijver dient conform artikel 48 van het BAO (Staatsblad 2005, nummer 408) de financiële en economische draagkracht aan te tonen door een verklaring betreffende de omzet van de bedrijfsactiviteit die het voorwerp van de opdracht is met betrekking tot de laatste 3 boekjaren.
De inschrijver dient over een gezonde financiële en economische draagkracht te beschikken en de continuïteit dient over een langere periode gewaarborgd te zijn (artikel 48 Bao (Staatsblad 2005, nummer 408)). Inschrijver verklaart dat hij over voldoende financiële en economische draagkracht beschikt om de opdracht als vermeld in dit aanbestedingsdocument uit te voeren. Dit kan aangetoond worden door een omzetverklaring over de laatste 3 boekjaren van de bedrijfsactiviteit(en) die het voorwerp is (zijn) van deze aanbesteding.
Indien uw financiële gegevens zijn geconsolideerd met de financiële gegevens van uw holding- / moedermaatschappij is het toegestaan de financiële gegevens van de holding- / moedermaatschappij te overleggen.
Dit dient expliciet vermeld te worden, waarbij de holding- / moedermaatschappij dan dient te verklaren dat zij zich, in het geval van gunning van de onderhavige opdracht aan haar dochtermaatschappij, volledig en onvoorwaardelijk garant stelt voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten overeenkomst voortvloeien.
Ten bewijze hiervan dient de accountant (RA / AA) van de inschrijver de volgende financiële gegevens over de laatste 3 boekjaren op te stellen: Voor uitvoering van de onderhavige opdracht is een minimale totale omzet per jaar in de laatste drie boekjaren van minimaal 800 000,- EUR (achthonderdduizend euro) gerealiseerd met de bedrijfsactiviteit media inkoop die het voorwerp van deze opdracht is.
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde financiële gegevens te beschikken te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond geschikt te zijn voor gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht.
De inschrijver dient ten tijde van de uitvoering van de opdracht verzekerd te zijn voor beroepsaansprakelijkheid. Ter zake moet sprake zijn van een adequate en in de branche gebruikelijke verzekering.
De hoogte van deze verzekering dient minimaal 500 000,00 EUR per schadegeval te bedragen en minimaal 1 000 000,00 EUR per jaar.
Indien inschrijver een dergelijke verzekering niet heeft dan dient inschrijver een verklaring bij te voegen waarin inschrijver verklaart in geval van gunning bereid te zijn een dergelijke verzekering af te sluiten, dan wel verklaart inschrijver de dekking tot bovengenoemde minimum bedragen op te hogen. De polis is niet ouder dan 1 jaar na aanbestedingsdatum van deze aanbesteding.
Een kopie van de verzekeringspolis dient door de inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) te worden overlegd.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens, leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond, geschikt te zijn voor (eventuele) gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.
III.2.3)Technical capacity
Minimum level(s) of standards possibly required:
De volgende paragrafen zoals opgenomen in het aanbestedingsdocument:
3.2.2.1 Ervaringseis / referentieopdrachten.
Teneinde in aanmerking te kunnen komen voor eventuele gunning van de opdracht, dient een inschrijver aan te tonen over de navolgende ervaringen te beschikken:
De inschrijver dient conform artikel 49 van het "Besluit aanbestedingsregels voor overeenkomsten" (Staatsblad 2005, nummer 408), een referentielijst bij te voegen van drie (3) soortgelijke opdrachten van media inkoop in de afgelopen drie jaar die qua omvang en complexiteit zijn te vergelijken met de onderhavige aanbesteding 'media inkoop IBMN+'. Hiertoe dient inschrijver het format van bijlage 11 te overleggen (voor elke referentieopdracht, één standaardverklaring) ondertekend door inschrijver. De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om informatie in te winnen bij de voor het referentieproject opgegeven contactpersoon en/of de betrokken opdrachtgever.
Onder een soortgelijke opdracht wordt verstaan een opdracht die voldoet aan de volgende voorwaarden:
1.Een jaarlijkse omzet van minimaal 300 000,= EUR op het vlak van media inkoop;
2.De referentieopdracht omvat minimaal de volgende activiteiten, met de betekenis die er in deze aanbesteding aan is toegekend:
a. contractonderhandeling - en beheer;
b. inkoop & facturatie;
c. bewijsnummering;
d. overleg en rapportage;
e. administratieve en financiële afhandeling via een digitaal webbased afhandelingssysteem.
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde ervaringseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond geschikt te zijn voor gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht.
3.2.2.2 Omschrijving onderaanneming.
De inschrijver dient bij inschrijving een schriftelijke verklaring (bijlage 3) te overleggen, welk gedeelte van de opdracht de inschrijver eventueel in onderaanneming (onderopdrachtneming) wil geven en aan welke onderaannemers (onderopdrachtnemers) zulks in het voorkomend geval zal plaatsvinden.
Ter zake toont de inschrijver (eveneens) de geschiktheid van de betreffende onderaannemers aan. In deze aanbestedingsprocedure geldende uitsluitingsgronden gelden eveneens voor onderaannemers. De inschrijver dient op dezelfde wijze als voor hem geldt, aan te tonen dat ter zake geen uitsluitingsgronden van toepassing zijn, dit door het rechtgeldig ondertekenen van bijlage 3B.
Inschakeling van onderaannemers laat de eventuele aansprakelijkheid van/voor (uitvoering van de opdracht door) de opdrachtnemer onverlet.
De inschrijver/opdrachtnemer is - zodra hij een gedeelte van de opdracht in onderaanneming wenst te geven - verplicht, gebruik te maken van de door hem bij inschrijving voorgestelde onderaannemers. Inschakeling van andere onderaannemers dan vorengenoemd behoeft te allen tijde steeds voorafgaande schriftelijke toestemming van de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich daarbij te allen tijde het recht voor, niet bij de inschrijving voorgestelde onderaannemers uit te sluiten van uitvoering van de opdracht.
Indien de eventuele onderaannemer op het moment van inschrijven (nog) niet bekend is dienen deze op het moment van uitvoering ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de opdrachtgever. De opdrachtgever behoudt zich daarbij te allen tijde het recht voor de voorgestelde onderaannemers uit te sluiten van uitvoering van de opdracht.
3.2.2.3 Personeel.
Basis dienstverlening.
Inschrijver dient aan te geven dat deze over voldoende personeel beschikt om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 12 kunt u inzicht geven in het personeel dat u ten behoeve van deze aanbesteding in zult zetten en aan te geven of u beschikt (in dienstverband dan wel ingehuurd) over de gevraagde functies (per functie minimaal gemiddeld 1 fte over de afgelopen 3 jaar te rekenen vanaf aanbestedingsdatum, voor de 6 functies totaal minimaal gemiddeld 6 fte over de afgelopen 3 jaar te rekenen vanaf aanbestedingsdatum).
— media-executie (dagelijkse reservering, bevestigingen, verzorgen van inkoop),
— administratie (facturatie t.b.v. klant en media),
— accountmanagement (relatie met klant: cliënt service director),
— mediaplanning standaard,
— ondersteuning (secretariaat),
— ICT beheer (web)applicaties.
De in deze paragraaf gevraagde medewerkers zijn ervaren en hebben uitstekende en bewezen vakkennis. Inschrijver toont dit aan door in bijlage 12 een korte profielschets op te geven van de door inschrijver in te zetten medewerkers (incl. relevante werkervaring bijvoorbeeld). Ook dient opgegeven te worden of, en zo ja, welke medewerkers die ook voor opdrachtgever zullen worden ingezet ervaring hebben bij de door inschrijver opgegeven referenties.
Additionele facultatieve dienstverlening (optioneel).
Het betreft hier de functies die inschrijver op aanvraag in wil zetten voor mediastrategie, -advies en vormgeving/DTP:
Research: senior/medior/junior.
Strategie/advies: senior/medior/junior.
Mediaplanning uitgebreid: senior/medior/junior.
Vormgeving/DTP: senior/medior/junior.
N.B. ad Mediaplanning uitgebreid: het betreft hier uitgebreidere dienstverlening op het gebied van mediaplanning dan genoemd bij de basis dienstverlening. Bijvoorbeeld op verzoek van IBMN+ t.b.v. mediacampagnes, mediaplanning op maat (bijvoorbeeld in een mediamix).
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde personele eisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond geschikt te zijn voor gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht.
3.2.2.4 Kwaliteit van de organisatie.
Inschrijver dient aan te geven dat deze voldoende geoutilleerd is om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 13 dient inschrijver op te geven in hoeverre deze aan onderstaande bureaukenmerken voldoet.
Algemene kenmerken bureau:
Inschrijver voldoet aan een hoge kwaliteitsstandaard en heeft een full service aanbod. Inschrijver heeft voor daartoe alle soorten media inkoop (Arbeidsmarktcommunicatie, print, online, outdoor, Rtv) specialisten in huis op hoog niveau;
Inschrijver beschikt over voldoende kennis en kunde van de markt.
Inschrijver beschikt over actuele onderzoeken en bereikcijfers per doelgroep die duidelijk maken op welke wijze de meeste GRP's (gross rating points) kunnen worden behaald. Inschrijver dient aan te geven of de rapportages in eigen huis dan wel elders worden geproduceerd. Indien elders dan opgave bij welke onderaannemer(s)/toeleverancier(s).
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen aan de gevraagde kwaliteitseisen te voldoen zoals hiervoor beschreven.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde gegevens leidt er toe dat de inschrijver niet of onvoldoende heeft aangetoond geschikt te zijn voor gunning van de opdracht. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor gunning van de opdracht.
3.2.2.5 Duurzaamheid
Inschrijver dient aan te geven dat deze voldoende geoutilleerd is om de onderhavige opdracht na gunning te kunnen uitvoeren. In bijlage 14 dient inschrijver op te geven in hoeverre deze aan onderstaande duurzaamheidseisen voldoet.
Gezien het belang van duurzaamheid, werken wij alleen samen met leveranciers die zorg tonen voor het milieu. Gegadigde toont aan dat hij beschikt over een managementsysteem waarin minstens 2 van de volgende 6 punten zijn opgenomen en geborgd:
— er is een actuele door de directie ondertekende milieubeleidsverklaring,
— er is een milieuprogramma of actieplan waarin staat welke stappen de organisatie van gegadigde gaat nemen om de milieubelasting te reduceren,
— er is een formeel aangestelde milieucoördinator of andere functionaris die de milieumaatregelen van de organisatie coördineert,
— er is een (milieu-)verslag waarin gerapporteerd wordt over de milieumaatregelen en de behaalde resultaten,
— de naleving van de desbetreffende milieuwetgeving is geborgd,
— er is een plan waaruit blijkt dat het personeel wordt geschoold in milieuvriendelijk gedrag en hoe de controle hierop wordt uitgevoerd.
Gegadigde voldoet in elk geval aan de geschiktheideis indien hij beschikt over een ISO 14001 of EMAS certificaat dat toeziet op hetgeen in deze paragraaf gesteld is.
Een combinatie van gegadigden dient afzonderlijk aan de bovengenoemde kwaliteitseis te voldoen.
3.3 Overige minimumeisen.
Voor (eventuele gunning van) de opdracht komt uitsluitend in aanmerking de inschrijver die, naar het oordeel van de aanbestedende dienst, tijdig heeft aangetoond te voldoen aan de hieronder in deze paragraaf gestelde overige minimumeisen.
3.3.1 Nederlandse taal.
Inschrijver dient te garanderen dat gedurende de uitvoering van de opdracht door alle werknemers en ingezette derden welke betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht in de contacten met de aanbestedende dienst en zijn medewerkers, alsmede in de contacten met derden, de Nederlandse taal in woord en geschrift zal worden gebruikt.
Ter zake dient de als bijlage 3 aan dit aanbestedingsdocument gehechte verklaring te worden ingevuld en ingediend.
De inschrijver met de economisch meest voordelige inschrijving dient binnen 3 werkdagen na een daartoe strekkend schriftelijk verzoek (na aanbestedingsdatum) aan te tonen dat hij/zij aan de genoemde minimumeis voldoet en overlegt hiertoe het gevraagde document.
Het niet (tijdig) aanleveren van de in deze paragraaf bedoelde (eigen-) verklaring leidt tot uitsluiting van de aanbestedingsprocedure. De inschrijver komt derhalve niet in aanmerking voor (eventuele) gunning van de opdracht.
3.3.2 Verklaring rechtmatigheid inschrijving.
Bij inschrijving dient de inschrijver een schriftelijke verklaring te overleggen waaruit blijkt dat de inschrijving op onderhavige opdracht niet tot stand is gekomen onder invloed van een overeenkomst, besluit of gedraging in strijd met het Nederlandse of Europese mededingingsrecht. Deze verklaring dient ondertekend te zijn door een bestuurder die de inschrijver ter zake rechtsgeldig vertegenwoordigt.
Hiervoor dient de als bijlage 9 aan dit aanbestedingsdocument gehechte verklaring te worden ingevuld en ingediend bij inschrijving. De inschrijving is ongeldig indien de Verklaring rechtmatigheid inschrijving niet wordt overlegd bij inschrijving.
III.2.4)Information about reserved contracts
III.3)Conditions specific to services contracts
III.3.1)Information about a particular profession
Execution of the service is reserved to a particular profession: no
III.3.2)Staff responsible for the execution of the service
Legal persons should indicate the names and professional qualifications of the staff responsible for the execution of the service: no
Section IV: Procedure
IV.1)Type of procedure
IV.1.1)Type of procedure
Open
IV.1.2)Limitations on the number of operators who will be invited to tender or to participate
IV.1.3)Reduction of the number of operators during the negotiation or dialogue
IV.2)Award criteria
IV.2.1)Award criteria
The most economically advantageous tender in terms of the criteria stated below
1. prijs. Weighting 70
2. kwaliteit. Weighting 30
IV.2.2)Information about electronic auction
An electronic auction will be used: no
IV.3)Administrative information
IV.3.1)File reference number attributed by the contracting authority:
IBMN-2011-BUN-IS-005
IV.3.2)Previous publication(s) concerning the same contract
no
IV.3.3)Conditions for obtaining specifications and additional documents or descriptive document
Time limit for receipt of requests for documents or for accessing documents: 19.3.2012 - 09:30
Payable documents: no
IV.3.4)Time limit for receipt of tenders or requests to participate
19.3.2012 - 09:30
IV.3.5)Date of dispatch of invitations to tender or to participate to selected candidates
IV.3.6)Language(s) in which tenders or requests to participate may be drawn up
Dutch.
IV.3.7)Minimum time frame during which the tenderer must maintain the tender
Duration in months: 3 (from the date stated for receipt of tender)
IV.3.8)Conditions for opening tenders
Date: 19.3.2012 - 10:00
Place:
Papendorpseweg 53-59, Utrecht, NEDERLAND.
Persons authorised to be present at the opening of tenders: no
Section VI: Complementary information
VI.1)Information about recurrence
This is a recurrent procurement: no
VI.2)Information about European Union funds
The contract is related to a project and/or programme financed by European Union funds: no
VI.3)Additional information
Conform paragraaf 4.10 van het aanbestedingsdocument:
Ondernemers worden in de gelegenheid gesteld om vragen en opmerkingen over de gevraagde dienstverlening en/of aanbestedingsprocedure te maken. Tijdens de aanbestedingsprocedure kunt u tot uiterlijk maandag 20.2.2012, onder vermelding van 'Vragen aanbesteding Media inkoop IBMN+', schriftelijk stellen via e-mailadres: gezamenlijk@ibmn.eu.
Een inschrijver draagt zelf de verantwoordelijkheid om te verifiëren of zijn e-mailberichten (tijdig) zijn ontvangen door de aanbestedende dienst.
De vragen worden geanonimiseerd. De vragen en antwoorden worden verwerkt in de zogeheten Nota van inlichtingen. Deze Nota van inlichtingen wordt zo spoedig mogelijk gepubliceerd op www.aanbestedingskalender.nl en dient te worden beschouwd als integraal onderdeel van het aanbestedingsdocument.
VI.4)Procedures for appeal
VI.4.1)Body responsible for appeal procedures
Arrondissementsrechtbank Utrecht
Postbus 16005
3500 DA Utrecht
NETHERLANDS
Telephone: +31 302233000
Body responsible for mediation procedures
NETHERLANDS
VI.4.2)Lodging of appeals
VI.4.3)Service from which information about the lodging of appeals may be obtained
VI.5)Date of dispatch of this notice:
31.1.2012